Nuvocargo + automatización: gran eficiencia y mejores resultados

Iniciamos relaciones con Nuvocargo con un proyecto para su equipo de Shippers que es el equipo encargado de atraer clientes que necesiten los servicios de logística, mas adelante mientras descubríamos las necesidades y alcances de este proyecto, el equipo de Carriers necesitaba una optimización en su proceso de Sales Hub ya que actualmente no se aprovechaban todas las comodidades que les brindaba el servicio y de esto surgió un caso de éxito en su implementación.

Retos

El mayor reto dentro de este proyecto era automatizar los procesos que se hacían de manera manual como contactar a cada lead para que llenaran el siguiente formulario, o revisar la información del envío de cada uno, ya que era demasiado complicado que cada vez que llegaba un nuevo lead se mandaran correos manualmente cada uno y después se tenía que revisar el resultado del envío de formularios para confirmar que las unidades con las que contaba el lead sean las adecuadas para los negocios con los que contaban actualmente, y después de revisar estos resultados, marcar si el negocio era posible o no.

Igualmente reducir sus tiempos ya que antes de la optimización teníamos tiempos de 1 semana para que un negocio pasará por todas las etapas para poder cerrarlo.

Solución

Nos enfocamos en distintos puntos para poder lograr las automatizaciones de manera correcta e igualmente agilizar procesos dentro del Pipeline, ya que anteriormente este se creaban muchos negocios que no empataban con las necesidades por el tipo de unidad o cantidad de unidades que tienen para ofrecer a Nuvocargo Carriers, estas son las etapas sobre las que trabajamos:

Diseño de Pipeline

Se hizo el rediseño del Pipeline, que contaba con 7 etapas. Sin embargo las oportunidades de venta generalmente se quedaban estancadas en las primeras 2 etapas por no cumplir con requisitos básicos que son el tipo de unidad que se busca para los traslados o la cantidad de unidades disponibles. 

Mostramos en la siguiente imagen el pipeline anterior, siendo que en las primeras 4 etapas los negocios generalmente no avanzaban ya que eran procesos que se necesitaban hacer antes de mapear una empresa como negocio, entonces muchas veces estas empresas nunca contestaban o simplemente no cumplian con los requerimientos que buscaba el cliente, tampoco se tenía una etapa donde pudiéramos tener los negocios perdidos y esto hacía que cada vez las etapas se empezaran a llenar de negocios y quedarán con más de 700 negocios. 

Ahora, el nuevo Pipeline únicamente cuenta con 5 etapas las cuales hacen más sentido y están alineadas al embudo de venta. Únicamente ingresan los negocios que ya cuentan con los requisitos mínimos que se mencionaron anteriormente para poder seguir avanzando con las siguientes etapas.

Por esto mismo, desde la primera etapa tenemos un 70% de porcentaje de que sea un cierre exitoso, todas las etapas están conectadas e igualmente incluimos una etapa de perdido para poder monitorear si en algún momento se pierde tenemos como propiedad obligatoria el motivo de porque se perdió el negocio y gracias a eso siempre saber los motivos de la pérdida del negocio. 

Automatizaciones

Construimos automatizaciones dedicadas a que todo el movimiento de negocios dentro del Pipeline se hiciera de manera automatizada mediante una conexión API con la base de datos de Nuvocargo.

Esta primera automatización nos ayuda a detectar la información que viaja desde la base de datos, y de esta manera, poder segmentar de una forma correcta si un lead no tiene las unidades o no son las unidades que se buscan por el momento tenerlos en una lista por si en algún momento se buscan otro tipo de unidades poder revivir todos estos leads, y para los leads que si cuentan con las unidades que se requieren crear el negocio y tener todo organizado tanto en su base de datos interna como en HubSpot.

Anteriormente todo este proceso de manera manual, el equipo legal confirmaba tanto en la base de datos como al equipo de ventas cuando ya estaban validados los datos de las empresas, pero con esta automatización nos evitamos problemas de comunicación y tiempos, ya que la verificación solamente se hacía por medio de Slack y ocurría que a veces la validación se perdía y tenían que preguntar a legal si un lead ya había sido validado o no.

Unificación de procesos

Unificamos todos los canales de atribución en uno solo para que la comunicación sea más clara y solo tengamos una ruta de engagement y seguimiento para todos los leads que llegan de manera orgánica y por paid advertising

Antes se contaba con un WF para cada canal de adquisición lo cual afectaba en tiempos cuando tenían que realizar un cambio ya que cada correo era diferente solo por una palabra que era el identificador del origen del lead.

Todos estos procesos se unificaron en una sola automatización para optimizar tiempos en caso de cambios en correos o del flujo que deben seguir los leads, igualmente para que sea más sencillo verificar posibles errores más adelante. 

Re-diseño de Métricas

Se plantearon unas métricas diferentes las cuales ayudarían a medir al equipo de seguimiento, cuanto tiempo tardan en convertirse en clientes los leads, en qué etapa del ciclo de vida se encuentra cada uno de nuestros leads.

El estado del Lead, anteriormente no se utilizaba por lo cual estas etapas no eran las que se adecuaban mejor a sus procesos por lo cual creamos unas etapas que hacen más sentido como not qualified qué nos dice cuantos contactos ya llevaron un proceso por cuestiones de unidades o tipo de unidades no calificaron.

Igualmente, todo esto se automatizó para que el cambio no se hiciera de manera manual si no que al descalificar un lead o abrirle un negocio la etapa cambiará de manera automática.

Todo esto, mediante Workflows que identifican cada etapa por un proceso diferente ya sea desde que entra, cuando ya le están dando seguimiento, lo descalifican, abren un negocio o cierran un negocio. 

Antes de estar optimizado

Después de estar optimizado

Tenemos un promedio de cuanto se tarda un negocio para el cambio entre cada etapa del Pipeline, se notó una gran mejora en tiempos debido a las automatizaciones y en etapas donde anteriormente tardaban de una semana, a semana y media desde que un negocio entraba hasta que se cerraba, ahora lo máximo que llega a tardar en cerrar un negocio es de media semana y todo de manera automatizada. 

Tenemos un Embudo para saber el porcentaje que convertimos entre cada etapa.

Medir que tipo de interacción está permitiendo convertir más negocios por cada etapa y de esta manera saber en qué canal nos trae mejor calidad en los leads y trabajar en mejorar los procesos que tenemos para los otros canales de adquisición.

Resultados

Nuestro mayor resultado fue que mediante la conexión de HubSpot con la base de datos y la alimentación de ambas de manera bidireccional logramos tener un Pipeline totalmente automatizado y esto ayudó a que el equipo redujera tiempos para contactar a los leads para un seguimiento más adecuado.

Igualmente obtuvimos una mejor manera de medir los esfuerzos del equipo y saber porque se estaba perdiendo cada lead dependiendo el motivo por el cual no había continuado en el embudo de ventas.

Los tiempos de convertir un lead a cliente disminuyeron de manera drástica ya que al tener automatizado nuestro pipeline tanto el cliente como procesos internos estaban informados en todo momento sobre cómo era el avance sobre el embudo de ventas.

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