Cómo aprovechar al máximo la tecnología de HubSpot
Descubre cómo Mavi Farmacéutica logró capacitar a todo su equipo con la tecnología de HubSpot para lograr los mejores resultados.
ANTECEDENTES
Conoce a MAVI Farmacéutica
Con más de seis décadas de experiencia en la industria y con la misión de desarrollar desde la ciencia; soluciones para impactar positivamente la vida de las personas, MAVI Farmacéutica es un Laboratorio Mexicano que desarrolla y fabrica con tecnología de punta medicamentos de calidad, seguros y efectivos.
Cuentan con siete líneas terapéuticas, todas apegadas a procesos regulados por la NOM-059 y a los lineamientos de COFEPRIS. Además de diversas certificaciones como Great Place To Work, Industria Limpia, Buenas Prácticas de Fabricación, Buenas Prácticas de Documentación y Seguridad en Maquinaria.
Aplican en todos sus espacios el concepto de calidad total y de esta forma estructuran la cultura MAVI, la cual se rige en mantener un alto grado de compromiso con la sociedad, el medio ambiente y sus colaboradores
Sin duda alguna, su amplia experiencia en el ramo hace que MAVI Farmacéutica sea una empresa que se encuentra en constante actualización, concepto apegado a uno de sus valores, el “trabajo en equipo”, el cual se centra en siempre buscar el “cómo sí” actuando con un enfoque de excelencia e innovación.
RETO
En búsqueda de la excelencia
La constante actualización e innovación fue lo que llevó a MAVI Farmacéutica a buscar una herramienta que les permitirá focalizar todos sus esfuerzos de marketing y ventas.
El reto principal detectado durante la consultoría fue definir etapas claras en su proceso de prospección y ventas, ya que cada miembro del equipo seguía pasos distintos; que si bien no era algo malo; para medir correctamente el progreso, definir puntos clave de crecimiento y tomar decisiones basadas en números, era necesario estandarizar las acciones a realizar.
Además, el equipo recibía desde su formulario de contacto (propiedades que incluía: nombre, correo, número de teléfono, asunto y mensaje) diversas consultas de proveedores, bolsa de trabajo, referencias laborales, interesados en ser distribuidores, etcétera; estas solicitudes eran remitidas a un miembro del equipo quien se encargaba de segmentarlas de forma manual y hacerlas llegar a las áreas correspondientes.
En el proceso de prospección y ventas, era similar; solo que en este caso se le respondía al lead indicándole la información adicional que se requería para ser canalizado y brindarle el seguimiento adecuado.
En esta parte del proceso se perdía en gran medida el interés; debido a que la atención no era directa, se triangulaba la comunicación entre las personas que gestionaban el sitio web, el miembro del equipo de MAVI a cargo de la segmentación de los contactos y las áreas correspondiente que posteriormente daban seguimiento. Como consecuente se prolongaban los tiempos de respuesta, sin olvidar que se perdía la trazabilidad del seguimiento.
Por otra parte, MAVI Farmacéutica quería que su equipo interno fuera capaz de sacarle todo el provecho a la herramienta para ejecutar sus campañas de marketing e implementar estrategias eficaces que les permitieran llegar a sus buyer personas.
Dicho esto, el proyecto se integró de:
- Configuración de Hubspot Marketing Hub y Sales Hub.
- Capacitación en Inbound Marketing y capacitación a vendedores en Inbound Sales.
- Mantenimiento y soporte.
SOLUCIÓN Y RESULTADOS
Configuración y aprendizaje.
Al inicio del proyecto, el equipo de MAVI Farmacéutica nos compartió a detalle su proceso y expectativas, con ello identificamos las necesidades primordiales a configurar en la herramienta (propiedades, informes, formularios, listas, automatizaciones, pipeline, correos, plantillas, etc.) y trabajamos en el diseño de un proceso claro que les permitiría tener un correcto monitoreo de sus métricas.
Una vez presentada y validada la propuesta, procedimos a implementarla en HubSpot para posteriormente capacitar al equipo interno en el uso de la herramienta.
Cambios principales…
A su vez, dentro de HubSpot se generan notificaciones instantáneas a los usuarios responsables de cada área y una vez asignado el contacto ellos pueden darle el seguimiento adecuado, para lo cual tienen una arquitectura completamente personalizada (propiedades, automatizaciones, informes, correos y plantillas) que les ayuda a tener una gestión rápida.
Considerando que la información solicitada por cada área es distinta, se personalizaron los registros de los contactos acordes a los roles haciendo uso de las condicionales, lo cual les permite tener visibilidad únicamente de las propiedades correspondientes a su gestión, con esto evitamos confusiones en el seguimiento.
Aunado a ello, se capacitó a cada usuario en el uso de la herramienta y se les dió seguimiento 1:1 para resolver dudas, retroalimentarlos y reforzar sus conocimientos. Además, se construyó un panel para tener visibilidad de todos los contactos asignados por área, en donde fácilmente se puede saber el estatus de cada solicitud, por ende ya no se pierde la trazabilidad ni se triangula la comunicación.
Hablemos de la capacitación al equipo de marketing …
En esta evaluación se observó que ningún integrante había utilizado anteriormente HubSpot y solo el 28% tenía experiencia en el uso de otro CRM. Así mismo, el 42% de los participantes habían implementado anteriormente estrategias de captación y nutrición de leads como la creación de blogs, email marketing y eventos virtuales, mientras que el resto no estaban muy familiarizados con estos temas.
%2011.39.19.png.webp?width=1120&height=362&name=Captura%20de%20Pantalla%202023-03-27%20a%20la(s)%2011.39.19.png.webp)
Por otra parte, existía un amplio interés en conocer las estrategias de marketing de contenidos que podían efectuar con HubSpot, así como la creación de paneles de informes e implementación de rutas de conversión.
Derivado de ello, se contemplaron 10 módulos; cada uno de ellos estuvo apegado a las particularidades de la industria, cubriendo temas como:
- Personalidad de marca y objetivos SMART.
- Inbound marketing, buyer persona y estrategias de contenido.
- Email marketing y lead nurturing. Redes sociales y analíticas de los anuncios.
- Uso de herramientas como calls to action, formularios, landing pages, blogs, dashboards de resultados, listas, campañas y automatizaciones.
Así mismo, los participantes tuvieron la oportunidad de intercambiar ideas en breakout rooms y posteriormente presentarlas en el foro principal de la reunión para recibir retroalimentación.
Al finalizar los 10 módulos se aplicó un nuevo cuestionario en donde se observó una gran diferencia, sin duda los conocimientos adquiridos fueron muy sobresalientes. Adicionalmente, el 100% de los participantes calificaron con la puntuación más alta la capacitación.
Posteriormente, el equipo empezó a gestionar sus estrategias dentro de HubSpot. De forma autónoma implementaron y enviaron su primer correo; obteniendo un open rate del 50,91%, un excelente resultado.
%2011.35.46.png.webp?width=838&height=163&name=Captura%20de%20Pantalla%202023-03-27%20a%20la(s)%2011.35.46.png.webp)
A su vez, a través de las buenas prácticas y retroalimentación constante, han logrado una tasa global de clickthrough del 27.94%, muy por encima del estándar en la industria de salud, bienestar y fitness (punto de referencia del 8%).
%2017.46.10.png.webp?width=439&height=169&name=Captura%20de%20Pantalla%202023-03-07%20a%20la(s)%2017.46.10.png.webp)
A raíz de ello han continuado con la implementación de campañas, email marketing y publicación en redes sociales, adquiriendo cada vez más responsabilidades que anteriormente cubrían agencias externas. Con esto el equipo interno de MAVI Farmacéutica continúa fiel a su cultura; actualizándose constantemente y creciendo como empresa.
Ahora es el turno del equipo de Business Intelligence …
- Metodología inbound y smarketing.
- Objetos: Empresas, contactos, negocios y productos.
- Tareas, cotizaciones y documentos.
- Plantillas y fragmentos destacados.
- Reuniones, guías prácticas y secuencias.
A su vez, se les capacitó y brindó seguimiento para adaptarse al nuevo proceso de prospección y seguimiento, lo que ha permitido gestionar de forma rápida a sus leads, así como segmentar las solicitudes para brindar la atención correspondiente.
Cuentan con una propiedad de lead status completamente personalizada, la cual le permite realizar acciones inmediatas ahorrando tiempo sin dejar de lado la experiencia de atención personalizada.
Cada workflow implementado en este proceso es responsable de detonar notificaciones, asignar tareas con contexto claro, efectuar envíos de comunicación externa y asignar valores específicos a otras propiedades, teniendo así un mejor control del proceso.
A lo largo del tiempo este equipo ha demostrado mucha tenacidad y ha adquirido gran autonomía al enfrentarse a una herramienta completamente nueva y a un proceso estandarizado que permite medir el progreso y tener tasas de conversión claras. Teniendo un récord del 100% de atención a leads.
Sin duda alguna, el crecimiento para MAVI Farmacéutica continuará, ya que fieles a sus valores siguen actualizándose y aprendiendo de la herramienta para explotar al máximo cada una de sus funciones.
🏅 Integrantes del equipo de MAVI Farmacéutica que participaron en el proyecto y gestionan exitosamente el CRM:
- Brenda Guzmán
- Delia Toussaint
- Sergio Gómez
- Karina Resendiz
- Mariana Guzmán
- Sara Ovando
- Verónica Roldán
- Karen Reyes
- Sergio Cruz
- Alejandro Vargas
- Arbaces Fabian
- Armando Fabian
- Cecilia Andres
- Mariana Galan
IMPACTO
¿Cuál es la opinión del equipo?
