¿Cómo hacer una migración exitosa a HubSpot CRM?

Si en tu empresa ha surgido recientemente la necesidad de un nuevo y más completo software de CRM y te has dado la tarea de investigar las mejores opciones, lo más probable es que te hayas topado con HubSpot.

Esta plataforma les permitirá centralizar esfuerzos de Marketing, Ventas y Servicio al Cliente, brindando las mejores herramientas para implementación de la metodología inbound y automatización de estrategias y procesos, entre muchas otras ventajas competitivas vs otros CRM en el mercado.

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Se han convencido de trabajar con HubSpot, pero... ahora ¿qué sigue?

¿Cuáles son los pasos a seguir para una migración exitosa?

Al comenzar a utilizar un nuevo CRM, debemos tomar en cuenta que necesitamos nutrir la plataforma con información valiosa, nuestra base de datos existente, nuestros procesos, métricas, etc.

Para ayudarte a comenzar, aquí te compartimos los pasos que debes seguir para lograr una configuración completa y efectiva:

1. Migración de Data preexistente

Primero, es muy importante identificar todas las fuentes de información que hoy en día alimentan tu base de datos y considerar de qué manera se deben visualizar en el nuevo CRM.

Puede ser que sean sustituidas por nuevas herramientas de HubSpot o que existan algunas otras herramientas que deban ser integradas (hablaremos más sobre el tema en el punto 3).

Ya que un CRM debe ser un centralizador de bases de datos, se debe revisar y hacer una limpieza de la información existente, y así tener la data lista para la incorporación al CRM de HubSpot. 

Con ayuda de una hoja de Excel o formato CVS, se puede vaciar toda esta información dentro del nuevo CRM y comenzar a crear reglas para identificar y segmentar a los contactos; así como establecer qué personas de la organización tendrán acceso a ellos.

Incluso pueden considerar crear un manual para el manejo efectivo de base de datos y así mantener el orden, ya que se trata del centro de todos nuestros esfuerzos dentro de la plataforma. 

2. Personalización de la herramienta

Una vez que tengamos la información preexistente dentro del nuevo CRM, es momento de personalizar la herramienta, aterrizando y traduciendo los procesos de Marketing, Ventas y Posventa que se deseen llevar a cabo sobre HubSpot.

Debemos tomar en cuenta que durante el proceso deben estar involucradas las personas clave de la compañía, quienes tengan la información correcta para mapear la estructura del nuevo software, así como la autoridad de aprobar la arquitectura final.

Será de vital importancia contar con un ingeniero experto en HubSpot, ya sea dentro de la organización o contar con un Partner experto para este proceso, ya que una buena configuración se traducirá en una implementación exitosa y viceversa. 

3. Integraciones con tecnologías propias y de terceros

Ya con la información vital centralizada y una herramienta personalizada, debemos analizar cuáles otras herramientas digitales intervienen en los procesos de la empresa, y cuáles de estas deben estar conectadas a nuestro CRM. 

Es prácticamente imposible que un CRM cubra el total de necesidades de software en una empresa, sobre todo de gran tamaño, por lo que usualmente vemos dentro del tech stack  otras herramientas como un ERP, BI, Call Center, Punto de Venta, Ecommerce, u otros desarrollos de la propia empresa.

Lo importante será reconocer y mapear de manera efectiva las funcionalidades que cada una de las distintas herramientas tendrá en los procesos del negocio, y entender cuáles deben ser las conexiones e información intercambiada entre c/u.

Esto asegurará un correcto flujo de datos y visibilidad de resultados de negocio reales, con el contexto correcto, además de fomentar la retroalimentación entre departamentos y/o procesos internos.

Aunque siempre es importante tener a alguien del equipo interno dedicado a mantener el flujo de información entre softwares corriendo, a la hora de hacer integración con el CRM de HubSpot, será importante tener a un experto interno o un Partner que pueda supervisar la correcta integración del CRM con las otras herramientas.

La idea será tener una herramienta 100% lista para su implementación.

4. Tableros de KPI's y Reportes

Con una herramienta lista, será importante configurar la manera en la que podrán visualizar los resultados de lo implementado, dependiendo de las prioridades e intereses de distintas partes de la organización.

 Se deben identificar las métricas clave para la empresa, y tomarlas en cuenta al momento de hacer la configuración de los reportes y dashboards.

Por eso es tan importante que los tableros de reportes de HubSpot sean tan personalizables, ya que se pueden elegir y modificar los datos cruzados, temporalidad, visualización e incluso permisos de visibilidad para cada departamento o persona, según necesidades específicas. 

5. Capacitación y entrenamiento

Aunque tengamos una herramienta muy amigable y personalizada es necesario que el equipo que la va a utilizar sepa cómo sacarle el mejor provecho y utilizar lo configurado para obtener los mejores resultados de negocio posibles.

Definitivamente, aquí la mejor idea será solicitar la ayuda un Partner experto, con las certificaciones necesarias, sobre todo un equipo de entrenadores que sean HubSpot Certified Trainers, como tenemos en Instrumental, que se encargue de esto, para personalizar sesiones según necesidades y las herramientas configuradas.

6. Soporte continuo

Ya con la herramienta lista y el equipo entrenado, podemos pasar a la implementación de las nuevas estrategias.

Sobre todo si la empresa decide implementar de manera interna y no a través de un Partner, no se puede dejar a un lado tener un soporte continuo, tanto técnico como estratégico, para monitorear el buen funcionamiento de la herramienta y la correcta ejecución de las distintas estrategias planteadas.

Sobre todo en empresas grandes, donde solemos tener una configuración robusta e interconectada, de la que depende nuestra visualización de resultados, es importante contar con un experto para monitorear y encontrar áreas de oportunidad dentro de nuestra herramientas.

Aunque es una realidad que muchos softwares ofrecen páginas de FAQ, apoyo técnico, ayuda por chat, etc. (HubSpot no es la excepción), verdaderamente lo ideal será que un Partner experto pueda apoyar con este monitoreo como el último pilar clave para una migración y optimización exitosa de la herramienta. 

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