Descubre los beneficios de migrar a HubSpot con una agencia certificada

En este blog quiero compartirles parte del proceso de atender y entender los principales requisitos de algunas personas cuando quieren implementar HubSpot con su empresa.

Para eso, quiero pintarles una imagen completa del antecedente y contexto más común con algunas personas. Primero ten en cuenta que al consultar con un Partner Elite como nosotros, hay cierta expectativa de dar soluciones de nuestra parte y no sólo promocionar un producto porque sí.

Entonces, nos encontramos en la primera llamada de entendimiento: eres mi cliente y cuentas con un plan de trabajo que quieres lograr y para ello HubSpot parece la mejor solución al momento, toma en cuenta que tu empresa tiene una base de datos alojada en tal vez otro sistema e incluso en un Excel que lleva ya tiempo siendo llenado por tu equipo de mercadotecnia o de ventas, no importa en realidad, sólo es relevante tener en consideración que necesitas y requieres conservar tu base de datos de la mejor forma posible.

Además de la base de datos, tenemos otro reto en común, conectar todos tus sistemas al CRM que quieres utilizar porque tal vez, necesitas conservar estas herramientas por temas operativos, probablemente tendrás contratos activos y no puedes dejar de utilizar dicho sistema, tu equipo utiliza estas herramientas y no quieren dejar de utilizarlas o engloban procesos dentro del marco corporativo de tu empresa y es importante seguir trabajando con ellas.

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La migración de datos y control de contactos

En muchas ocasiones, encuentro escenarios donde las bases de datos tienen mucho tiempo sin haber sido consultadas o depuradas, es decir que hay cientos o tal vez miles de contactos que no tienen una dirección de correo válida, información que incluso ya no es relevante para los equipos de trabajo, esto nos trae a cuestión la saludo o vigencia de la base de datos.

¿Cómo lo solucionas? 💡

Es lo que comúnmente preguntan las personas durante nuestra llamada, sencillo, a través de nuestro sistema IntoHub generamos una auditoria y validación de las cuentas de correo ahí registradas, dicha auditoría marca el primer paso para tener una clara imagen de qué tantos contactos reales existen en la base, esto marca el precedente para también saber cómo es que se debe clasificar la base de datos actual, si existe información suficiente para categorizar los contactos por: empresas, giro, región, producto, línea de productos, prospectos, clientes, ex clientes, embajadores de marca, referidos e incluso en temas de operación como lo son proveedores, externos, freelancers, etc.

Lo importante no sólo es clasificar o depurar estos datos, sino darles un objetivo de por qué están en la base y por qué deben continuar en el nuevo sistema.

En segundo plano existe la migración como tal, es decir, el proceso de llevar todos estos paquetes de datos al sistema y que el mapeo de la información de cada contacto o propiedades permanezcan tal cual están en la base actual.

Esta migración dependiendo de la cantidad de contactos, empresas o negocios que tenga, variará en cuanto a duración y costos de migración si es que te interesa este servicio, cabe resaltar que en cuanto a migraciones somos expertos y lo hemos realizado cientos de veces, aprovechando nuestra capacidad de poder desarrollar implementaciones en el nivel élite de nuestra agencia.

Por último y no menos importante, está el proceso de control y calidad de la migración, cuyo objetivo es validar que la información se importó de manera adecuada y que la misma opera como se esperaba dentro de HubSpot, esto pensando en los procesos de los flujos de trabajo y propiedades específicas que requiriera el proyecto.

Integración y operación con sistemas externos a HubSpot

Aparte de la migración existe un segundo “bloqueo” que la mayoría de personas que hablan conmigo suelen tener y es responder a la pregunta: “¿se puede conectar mi herramienta con HubSpot y trabajar igual o mejor?”

En ocasiones es bastante sencillo, ¿por qué? Si no lo sabías HubSpot tiene un Marketplace que tal cual lo relacionas como un catálogo de aplicaciones, en pocas palabras este es el lugar al cual debes ir cuando quieres consultar si las plataformas y herramientas que utilizas pueden ser conectadas al CRM sin mayor inconveniente, esto facilita mucho la capacidad de conexión, por ejemplo, entre tu correo de Gmail con HubSpot, te da la capacidad de poder gestionar correos desde el CRM o tu correo y que la conexión sea bidireccional entre ambos sistemas.

Para ti como usuario final esto es muy bueno ya que no deberás estar cambiando entre plataformas y te será más rápido poder trabajar con ambos escenarios, ahora para la empresa el lado positivo es que habrá una conexión e intercambio de información en tiempo real, con cualquiera de los contactos que decida o requiera mantener un archivo.

El lado más brillante de todo esto es que esto es sólo un ejemplo, pero a la fecha HubSpot cuenta con un catálogo de más de 1,000 integraciones nativas con capacidades suficientes para hacer que tu proceso de trabajo dentro de HubSpot sea el más ameno posible.

Dentro de las integraciones hay una clara diferencia entre lo posible con sistemas nativos que transfieren información relevante y clara entre plataformas, esto se consulta con los previos que muestra cada una de las integraciones nativas, es decir, muestra qué propiedades y campos se conectan de manera bidireccional o unidireccional dependiendo del tipo de sistema, HubSpot las categoriza entre, marketing, ventas, servicio al cliente, productividad y por último finanzas.

¿Y si no existe la integración en el marketplace nativo de HubSpot?

Hay algunos casos extraordinarios donde existen sistemas que aún no son suficientemente conocidos o abiertos para desarrollar una integración nativa con algunos CRMs, esto en ocasiones detiene un poco la conversación, sin embargo nosotros tenemos una solución pensada específicamente para este tipo de escenarios.

Lo importante a considerar cuando hablamos de integraciones que no existen dentro del portafolio es que contamos con un equipo bastante robusto de desarrolladores especializados en HubSpot que con algunas preguntas técnicas y entendimiento de los requisitos de conectar un sistema a HubSpot pueden desarrollar esta conexión personalizada.

Cuando esto sucede tenemos el requisito de generar este tipo de soluciones los primeros puntos que debemos confirmar y tener a la mano son:

• ¿Qué se desea de la conexión entre sistemas? 

  Que haya una alimentación de de datos entre plataformas en tiempo real o si solo debe ser unidireccional de un sistema a otro, dependiendo del requisito de nuestro cliente.

• ¿Cómo conectamos un sistema?

  Necesitamos tener el contacto del proveedor de dicha plataforma para obtener la documentación necesaria para programar el código que ayudará en última instancia a integrar los procesos y datos de un lado a otro, es bastante complejo este proceso de comunicación y codificación por lo que un proyecto que personalice las conexiones entre plataformas suele implicar una mayor inversión de dinero y tiempo, esto varía de forma considerable pero siempre es un hecho que brindaremos el escenario óptimo para cada una de sus solicitudes y requisitos del proyecto.

Los últimos pasos antes de implementar un proyecto

Cuando hemos resuelto estas premisas de cómo conectaremos un sistema con HubSpot y con la migración de datos en su lugar, lo siguiente es determinar los tiempos y brindar un entendimiento claro de lo que lograremos dentro de HubSpot, sigue determinar el presupuesto, tiempo y requisitos de información para estructurar este proceso 

Siendo expertos en migrar equipos completos a HubSpot, un paso muy importante a tener en cuenta con cualquier cliente es, saber que cumpliremos la expectativa de trabajar dentro de HubSpot y como esto mejorará e impactará en beneficio de nuestros clientes.

En Instrumental contamos con un equipo experto y más de 200 certificaciones que avalan no sólo la experiencia individual del equipo, sino la consolidación de procesos para llevar a cabo implementaciones exitosas en tiempo record y con el mejor resultado.

Desde el día 1 que comienzas a consultar con nosotros, documentamos cada parte del proceso hasta que nuestro proyecto finaliza o avanzamos a una segunda fase de trabajo.

Somos conscientes del compromiso que requiere llevar a cabo una tarea como esta, por ello te invito a platicar conmigo y comenzar a mapear y mostrarte una solución práctica y experta.