Capacitación de Marketing con HubSpot: caso de éxito de IEST Anáhuac

El IEST Anáhuac es una universidad privada con sede en Altamira, Tamaulipas, enfocada en brindar una formación combinando la excelencia académica de vanguardia, la exigencia y una dimensión humana para formar profesionales y próximos líderes del país.

Actualmente cuentan con 17 licenciaturas y 16 maestrías, ofreciendo al 66% de sus alumnos, apoyo a través de becas para su educación. Además, los estudiantes tienen posibilidades de llevar su educación a otro nivel, gracias a la relación del IEST con más de 100 opciones de instituciones para intercambios a nivel nacional e internacional. 

Introducción al proyecto de capacitación

Hint ha tenido una relación continua con la Red de Universidades Anáhuac por más de 4 años, participando en distintos proyectos y estrategias para alcanzar las metas propuestas por los campus y la Red en general.

Anteriormente, hemos apoyado a la Red con proyectos con excelentes resultados como rediseño de sitio web y estrategias de Inbound Sales para asesores. 

A mediados del 2021, se acerca a nosotros el Instituto de Estudios Superiores de Tamaulipas (IEST) Anáhuac, para solicitar apoyo para capacitar al equipo de Comunicación Institucional y Atención Preuniversitaria para la implementación de estrategias de inbound marketing sobre la herramienta de HubSpot.

El reto / el problema dentro del CRM

El reto principal que se presenta, es configurar de manera efectiva la herramienta de HubSpot Marketing y tener un equipo interno capaz de sacar todo el provecho a la herramienta completa, para poder implementar una estrategia eficaz sobre ella. 

Al inicio del proyecto, se hizo un breve cuestionario diagnóstico al equipo participante, para encontrar el nivel de conocimiento con el que llegaban. Se observó mediante esta herramienta que ninguno estaba familiarizado aún con la plataforma de HubSpot, sin embargo habían trabajado con otros CRM; de igual manera, sólo el 20% conocía su perfil de comprador actual, sin embargo, todos entendían el de ciclo de compra (Buyer’s Journey). 

Es así cómo se diseña un proyecto de configuración de herramienta y un calendario de sesiones y evaluaciones de dos meses de duración. 

Se plantearon temas prioritarios para cubrir: 

1. Personalidad de marca: arquetipo, voz y tono de la marca. 
2. Buyer Persona: perfil de comprador ideal. 
3. Implementación de estrategias de contenido ideales: definir conceptos básicos de una estrategia de contenido, establecer mejores prácticas, capacidad de producir contenido óptimo y desarrollo de un plan estratégico de contenido.
4. Herramientas del HubSpot Marketing Hub: propiedades, listas, formularios, email marketing, lead nurturing, workflows y dashboards de resultados.

La solución con HubSpot

El proyecto inicia con un Setup inicial de la herramienta de HubSpot Marketing, ya que sería la primera vez que el equipo de IEST trabajaría con ella. El equipo de Hint configuró dominios, integración con otras plataformas y usuarios, así como los módulos de email, blog y redes sociales, y las herramientas de listas y dashboards.

Una vez lista la herramienta, se iniciaron las sesiones de capacitación:

El calendario se dividió en 12 sesiones que consisten en una presentación del tema principal y, en algunas ocasiones, ejercicios prácticos para que el equipo del IEST pueda aplicar el conocimiento adquirido. 

• Sesión 1: Personalidad de marca y Buyer Personas
  Durante la primera sesión, se comienza presentando el concepto de arquetipo al equipo y los diferentes tipos de perfiles que existen. De ahí, se plantea un ejercicio para reconocer el arquetipo al que más se asemeja la marca del IEST.
  
  También se cubren conceptos de promesa de marca, voz y tono, rematando con un ejercicio final en el que los participantes deben recopilar la información necesaria para establecer cada uno de estos conceptos para el IEST. 
  
  

• Sesión 2: Marketing Hub
  Para la segunda sesión, el enfoque está en presentar las herramientas que contiene la plataforma de HubSpot Marketing Hub.
  
  Se repasan de manera breve las características y elementos del blog, redes sociales, campañas, Landing Pages, Llamados a la acción y SEO Temas. Se incluyen recomendaciones para su uso y algunas mejores prácticas, así como ejercicios prácticos para iniciar el acercamiento a cada una de ellas. 

• Sesión 3: Propiedades y listas
  
  Esta sesión ayuda al equipo a profundizar en los principales usos para las propiedades y en la plataforma, distintos tipos de campos, entradas de texto, alternativas para selección de opciones, valores, cálculos y puntuación. También se habla de grupos de propiedades y buenas prácticas para su configuración.
  
  En cuanto a el tema de las listas, se habla de los distintos usos y tipos; concluyendo la sesión con los pasos para realizar importaciones de contactos.
  
  Durante esta capacitación, también se incluyen actividades y ejercicios para aplicar el conocimiento adquirido. 
  
  
  
  
  
• Sesión 4: Formularios y workflows
  La cuarta sesión entrena al equipo en el uso y tipos de formularios, sus funciones relevantes y personalización de opciones.
  
  También se habla de los workflows y la logística para configurarlos. Al final se invita al equipo a crear su propios formularios y workflow para practicar. 

💡 Recuerda que: Los workflows son automatizaciones mediante criterios de inscripción personalizados, con la finalidad de eficientar los procesos de marketing y ventas.

• Sesión 5: Dashboards
  Esta sesión se trata al 100% de configuración de tableros de resultados e informes dentro de la plataforma de HubSpot. Se habla de cómo configurarlos y las distintas herramientas de analíticas a las que pueden tener acceso, con varias demostraciones de ejemplos en vivo por parte del equipo de Hint.

• Sesión 6: Análisis de marketing y campañas de correos
  
  Aquí se capacita al equipo en los pasos para crear una estrategia de email marketing específicamente para la industria educativa, hablando de tipos de contenido ideal y buenas prácticas en general.
  
  También se habla del lead nurturing o maduración de prospectos. 
  
  
  
• Sesiones 7 y 8: Buyer Personas y recapitulación
  En estas sesiones se ayuda al equipo a configurar sus perfiles de comprador, enfocándose en las características específicas del mercado actual para instituciones de educación superior.
  
  También se hace un repaso de todo lo aprendido hasta el momento a través de presentaciones y ejercicios interactivos. 

• Sesiones 9 y 10: Conceptos para la estrategia de campaña y creación de contenido Parte 1
  Durante estas sesiones se repasan los puntos principales que debe contener una estrategia de marketing, como objetivos SMART, ruta de compra, calendario de contenido, ofertas de contenido, buyer personas,etc.
  
  Se toman todos estos puntos para explicar la manera en la que se debe organizar e implementar una campaña eficaz.
  
  
• Sesiones 11 y 12: Creación de contenido Parte 2 - Buenas prácticas de Blog y SEO
  
  Para concluir nuestras sesiones, se capacita al equipo en las mejores prácticas para la creación de contenido de valor en sus estrategias, desde la estructura y composición técnica de un blog, hasta cómo alinearlo al buyer persona que se quiera llegar; así como recomendaciones para optimizar el SEO de su contenido.
  
  De esta manera concluyen dos meses de trabajo con el IEST, habiendo capacitado al equipo de marketing en todo lo necesario para implementar campañas de inbound marketing in-house con éxito. 

Resultados de la capacitación al equipo de Marketing

Al final del proyecto, el IEST Anáhuac ya contaba con una herramienta de marketing efectiva y lista para usar, así como un equipo interno con todo el conocimiento necesario para crear campañas de inbound marketing que generen resultados deseados. 

En cuanto a la satisfacción del equipo, durante la encuesta de salida, el 100% de los participantes describió las capacitaciones de Inbound Marketing como muy útiles y valiosas, también se calificó al 100% positivo el desempeño de ambos instructores, así como la estructura y temas de las sesiones. 

Se comentaron que las actividades prácticas les fueron de mucha utilidad para complementar su aprendizaje y todos los participantes afirmaron que sin duda utilizarán los conocimientos adquiridos en su puesto de trabajo. 

El IEST Anáhuac llegó a tener una plataforma de HubSpot configurada por expertos, a través de nuestro departamento de Growth Systems y un equipo listo para implementar campañas efectivas con resultados medibles, capacitados por nuestros HubSpot Certified Trainers. 

Así como ellos, tu empresa también podría implementar una campaña efectiva a través de tu equipo de marketing interno ¿Te gustaría ser el siguiente caso de éxito con un proyecto de configuración y capacitación en Inbound Marketing?