La Universidad Anáhuac Xalapa forma parte de la Red de Universidades Anáhuac, un sistema de centros universitarios privados que brindan soluciones educativas a nivel licenciatura, posgrado y preparatoria a lo largo de la República Mexicana.

El desafío 

Como parte del plan de crecimiento, es nuestra labor identificar de la mano del cliente, áreas de oportunidad internas en las cuales podamos involucrar herramientas digitales para la eficientización del día a día de los colaboradores de cada departamento.

A partir de los esfuerzos de medición y entrega de resultados encontramos una serie de pasos dentro del proceso de ventas del cliente, el cual consistía en realizar exportaciones de contactos y sus distintas propiedades para que así, el departamento de ventas continuase con el  seguimiento en local (es decir, directo en su computadora a través de excel ) y posteriormente, se realizaba una importación de estos mismos contactos a HubSpot. 

“En el departamento de becas, es necesario contar con información 100% actualizada para la correcta toma de decisiones”
Edmundo Miranda, Líder del equipo de ventas de Anáhuac Xalapa

En total, el proceso de exportación, seguimiento e importación tomaba hasta 72 horas para completarse, esta situación, en más de una ocasión llegó a provocar alteración en los paneles e informes finales, así como duplicidad de datos o bien, alteraciones en el historial de los prospectos.

¿Qué estrategia o herramientas implementamos para resolver ese problema?

Gracias a la compatibilidad que tiene HubSpot con diferentes plataformas y a partir de las necesidades de los colaboradores, se acordó alojar la información necesaria en un archivo de Google Spreadsheet que al actualizarse, en automático y de manera casi inmediata actualizase las propiedades correspondientes dentro del CRM de HubSpot, esto además nos aseguró el uso de una solución en la nube, a la cual se pueda acceder sin riesgo de que la información sea dañada y además puede ser visualizada por varias personas a la vez. 

Columnas del archivo de Spreadsheet donde se centraliza y actualiza la información

La integración de Zapier te permite conectar y compartir información con más de 1.000 aplicaciones, es una herramienta que permite la conexión entre plataformas y aplicaciones web, es decir, conecta plataforma “A” con plataforma “B”, lo que permite la detonación de eventos dentro de plataforma “A”, a partir de algún cambio en plataforma “B” y viceversa.

Puesto que el proceso de actualización de datos es aplicable tanto a objetos de HubSpot de tipo contacto y negocios, generamos dos posibles escenarios.

Como paso esencial de la implementación, nos enfocamos en delimitar las propiedades necesarias para el proceso de becas para asegurar que los asesores tengan la facilidad de actualizar información puntual de un contacto de forma más rápida, centralizada y disminuyendo la documentación informal.

Impresión de pantalla de conexión de prueba entre
Spreadhseet y HubSpot en Zapier

Resultados

El tiempo en el que la información de otro departamento se reflejaba en HS fue uno de los principales indicadores de mejora, puesto que previo a la implementación de HubSpot le tomaba hasta 72 hrs estar completamente sincronizada en hubspot.

Además, las posibilidades de reporteo de datos dentro de HubSpot se veían limitadas a métricas enfocadas al proceso pero ajenas al negocio, para esto se crearon un par de propiedades personalizadas y a partir de ellas se crearon informes que se agregaron a un panel de seguimiento.

Impacto

Entendemos que el uso de nuevas herramientas puede ser un reto con distintos escenarios, uno de estos retos es la adaptación de dichas herramientas por los conocidos migrantes digitales. 

Esta implementación nos ayudó a entender que el integrar plataformas ya conocidas por nuestros colaboradores con nuevas plataformas puede reducir la fricción y sobretodo asegurar la continuidad de los procesos establecidos, pues esta tarea pasó de ser un proceso de exportación e importación de archivos muy extenso a poder organizar y centralizar los ajustes en un solo archivo con columnas delimitadas y que un solo usuario puede monitorear o bien, compartir con los demás colaboradores.

- Videoclip testimonio del cliente 

Retomando el tema de medición e informes, posterior a la implementación, logramos generar gráficas de ingresos esperados, prospectos candidatos a ciertos tipos de beca, así como el tipo de beca otorgado y cómo se asignaron a los asesores que les atendieron.

También nos permitió generar un reporte sobre los negocios cerrados por mes que involucraron una beca, así como el tipo de beca otorgada al usuario

Los reportes de HubSpot  nos permiten además realizar cruces de datos, como ejemplo, generamos el siguiente reporte: Beca otorgada por fuente original.

Esta solución podrá ser replicable con otros departamentos que requieran la misma eficiencia al momento de trabajar con datos y se planea a futuro comenzar a conectar y centralizar los procesos de importaciones de las distintas unidades de la red Anáhuac, además abrió las puertas para comenzar a integrar más herramientas en pro del negocio. 

- Videoclip testimonio del cliente 

- Videoclip testimonio del cliente

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