Integración de reuniones como solución para un retorno seguro a oficinas

Derivado del retorno seguro y gradual a las oficinas de la Universidad Anáhuac México, universidad privada que se encuentra en la Ciudad de México, conformada por dos campus, en el norte y sur de la ciudad.

Surgió la necesidad de tener alguna forma en la que el prospecto pudiera agendar una reunión con un asesor preuniversitario con la posibilidad de elegir si sería presencial o en línea, así como elegir el campus y la fecha, todo desde un mismo sitio.

El Cliente

La Universidad Anáhuac México, es una institución educativa privada de nivel superior, la cuál fue fundada con la misión de contribuir a la formación integral de líderes de acción positiva y que a través de la enseñanza busca promover el desarrollo de las personas y de la sociedad. 

Te compartimos el caso de éxito con la integración de la herramienta de reuniones de HubSpot como solución para el retorno seguro a oficinas para nuestro cliente del sector educativo. 

Hablemos del desafío 

Con el retorno a las oficinas de la Universidad Anáhuac México, el desafío principal fue generar calendarios funcionales para que los prospectos programen citas tanto presenciales como online desde la comodidad de su hogar. 

El primer acercamiento de este proyecto se realizó a finales del 2020, considerando únicamente la modalidad online. Con el paso del tiempo y la evolución de la pandemia comenzó a contemplarse la idea de tener citas presenciales, lo cual aumentó el grado de dificultad de la solución.

Las variaciones derivadas de la necesidad del cliente eran bastantes: se organizaron 3 equipos de trabajo por cada uno de los dos campus, a los cuales se asignaron roles por fecha para indicar la modalidad de trabajo de cada semana por el tiempo que dure el proyecto.

Ejemplo:

Otra situación a considerar fue la permutación de grupos, ya que no serían fijos. Era fundamental aplicar rotaciones por periodos determinados, es decir, no siempre estarían todos los asesores disponibles para las citas presenciales.

Internamente detectamos que necesitábamos resolver:

• La  logística en temas de actualización de ligas para evitar que los calendarios caduquen, pues cada liga cuenta con un rango de fechas en específico. Actualización constante y con anticipación para que el equipo de la Universidad actualice las fechas y se tenga la certeza de contar con la información correcta para los prospectos.
• Contemplar la opción que en las reuniones presenciales los prospectos pueden llevar acompañantes, por lo que se tenía que conseguir información de ellos por temas de seguridad sanitaria derivadas del Covid-19.
• Realizar investigación continua y descubrimiento interno para confirmar que funcionen estas combinaciones de grupos usando la herramienta de reuniones. Lo cual debía ser muy exacto en la generación de calendarios.

Ventajas

• Se pudo organizar los grupos requeridos de diferentes rangos de la organización
• Las ligas fueron originadas por una sola persona para un mejor control e hizo el soporte y capacitación más dinámica 

Limitantes

• Debido a que la integración depende de los calendarios de outlook del cliente, no podían agendar alguna otra actividad que no fuesen las citas de estos prospectos
• Las herramienta de reuniones resultó ser limitada, por lo que debía ser complementada con el uso de programación y base de datos para que nos permitiera realizar este filtro.
• Debido a que el cliente debe ingresar información en un sistema propio por cuestiones de control sanitario, era necesario contar con la información de Campus y Modalidad en alguna de las vistas

La solución 

La tarea principal fue la capacitación y acompañamiento al cliente para enseñarle a configurar adecuadamente cada punto de las ligas de reuniones de acuerdo a las necesidades de la Universidad. 

Segmentación de ligas de reuniones entre online y presencial para evitar confusiones o mal manejo de los calendarios, esto por medio de bases de datos de HubSpot para almacenar toda la información y combinaciones. 

Dentro de esto se obtuvo un descubrimiento importante, lo cual es que en código, no se deben utilizar variables con el mismo nombre que las propiedades de HubSpot,  ya que al haber formularios internos se generan conflictos al momento de enviar los datos.

Se generó una landing page para almacenar todas las opciones de calendarios, con filtros de búsqueda para facilitar la experiencia de usuario. Así como la implementación de correos automatizados, propiedades de contacto y formularios para poder conseguir la información de los acompañantes, lo cual es necesario pues todo los visitantes deben llenar una encuesta de salud antes de acceder a la instalaciones de la Universidad.

Así como workflows y dashboards para que con base en listas se puedan distinguir los usuarios según la modalidad de la cita y el campus de interés.

Para finalizar y antes de encender la solución, se llevó a cabo un periodo de prueba, siempre en conjunto con el cliente para asegurar un correcto funcionamiento. 

La tarea principal fue la capacitación y acompañamiento al cliente para enseñarle a configurar adecuadamente cada punto de las ligas de reuniones de acuerdo a las necesidades de la Universidad.

¿Cómo ha impactado esta solución al cliente?

Resultados y aprendizajes 

Si bien tiene limitantes, con pruebas y un correcto manejo, HubSpot tiene todas las herramientas necesarias para poder solucionar una problemática de este grado de complejidad. Una que al hacerla de esta manera, evitó que la Universidad Anáhuac México tuviera que optar por un desarrollo externo, lo cual hubiera sido una inversión adicional de tiempo y dinero.

Quedando como punto positivo igual, el hecho de que todo se realizará en el mismo CRM, la información completa se concentra en un único lugar, facilitando el manejo, administración y logística para todos los involucrados. 

Con ayuda de dashboards, la experiencia para los involucrados es más ágil pues se tiene un control de las etapas en las que se encuentra un prospecto que generó una cita.

Y tener una agenda mensual por cada uno de los asesores.

Siendo toda esta la solución, en conclusión es un aprendizaje replicable para futuras situaciones que necesiten la integración de estas herramientas, en especial la de reuniones.

¿Qué es un Impact Award de HubSpot? 

Los Premios Impact Awards son otorgados a Solutions Partners de HubSpot como reconocimiento por ayudar a sus clientes a crecer mejor, y la mejor manera de comprobarlo es a través de resultados.
Existen 5 categorías en las que cada trimestre se premia a las agencias que lograron mejores resultados para sus clientes: Grow Better: Marketing, Grow Better: Ventas, Grow Better: Service, Integrations Innovations y Website Design. 

En Hint, fuimos premiados en la categoría de Innovación en integraciones, que reconoce a una empresa por el uso creativo de una integración única o el uso de una integración de aplicación de HubSpot para el cliente, evaluando 5 puntos importantes: el desafío, la solución, los resultados, el impacto y la calidad.