¿Qué necesitas para un seguimiento adecuado con tu equipo de ventas?

Si eres un líder que tiene a su cargo un equipo de personas dedicadas a la venta de tu producto o servicio, estás en el lugar correcto ya que en esta entrada tocaremos puntos importantes para establecer y mejorar la forma en cómo realizas el seguimiento de los esfuerzos de tus representantes de ventas.

Sabemos que necesitas dedicarte más a cerrar ventas y a otras actividades importantes de tu gestión comercial. Usando un CRM como HubSpot, esto se vuelve algo práctico de conseguir y sin invertir tanto tiempo.

No se trata solo de monitorear o controlar lo que hace tu equipo, debes saber que de tu parte igual implica una responsabilidad, por lo que necesitas desarrollar ciertas habilidades para que te permitan crear sinergia con tu equipo e impulsarlos a lograr sus metas. 

1. Primero que nada necesitas definir tus objetivos, es decir, ¿qué quieres conseguir del seguimiento?
   
   
   👉 Por ejemplo, que tu equipo registre todos los esfuerzos que lleva a cabo con sus prospectos, para que con eso identifiques si están haciendo lo suficiente para convertirlos a venta cerrada.
   
   
   
2. Posteriormente, establece cómo revisarás esta información; lo recomendable es que realices informes en un panel que te sirva para consultar esta información cada vez que lo requieras, una vez construido no necesitas invertir tanto tiempo en desarrollar reportes, basta con solo consultar tu panel en el CRM.
   
   
3. Parte importante del seguimiento a los equipos de venta es revisar cómo van respecto al alcance de los KPIs.
   
   Si tus objetivos son anuales, te sugiero que los deconstruyas en tareas semanales, mensuales e ir midiendo el cumplimiento en estos periodos de tiempo que definas.
   
   Esto hace que las iniciativas más grandes se sientan alcanzables y les da a los vendedores la capacidad de comprender la visión empresarial más amplia y cómo su éxito contribuye a ella. 
   
   

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Tener un manual de procedimiento ayudará mucho a todos los integrantes del equipo comercial. Los vendedores generalmente están enfocados en sus clientes, temas de precios, el producto o servicio que ofrecen y tienen una gran cantidad de pendientes que hacer, por lo que es entendible que cuando comienzan a usar un CRM olviden o confundan cómo actualizar estatus de sus prospectos, por más sencillo que esto pueda ser.

Pero no hay ningún inconveniente si su proceso lo tienen documentado a través de un manual en dónde se muestren los pasos a seguir. Esto ayudará a tener un CRM actualizado y completo, que te beneficiará cada vez que necesites consultar avances o estatus de un prospecto, sin tener que depender en que el vendedor te entregue un informe de sus ventas.

Todo lo anterior será exitoso y de gran ayuda siempre y cuando mantengas con tu equipo una buena comunicación. De nada sirve tener objetivos, KPIs o un manual de procedimiento si el equipo no está informado, no sabe cómo usarlo o no entiende la razón de sus indicadores.

Como líder, es fundamental que se genere la confianza con el equipo para que tengan la certeza que ante cualquier duda o problema pueden acudir contigo para recibir el apoyo que se requiera; desde intervención a una junta con un cliente complicado, consejos de cómo cerrar una venta que están perdiendo o tips para convertir más prospectos.

“La comunicación y la confianza van de la mano para lograr un equipo alineado, en donde todos están trabajando por la misma meta, cada uno desde su propia trinchera.”- Vanessa Jimenez

Los equipos de venta funcionan mejor cuando realizan reuniones programadas con regularidad en las que los miembros del equipo comparten sus logros y avances, planes y desafíos. Cuando cada integrante expone esta información, en vez de generar competencia entre vendedores, se convierte en modelo a seguir ya que los éxitos individuales impactan directamente en el éxito de todo el equipo.

También es recomendable que realices reuniones individuales en las que puedas abarcar temas en los que no les está yendo bien, de esa forma no se exhibe lo negativo con el resto del equipo. Estas reuniones 1:1 pueden ayudarte a conocer mejor al vendedor o que éste se anime a realizar preguntas que en sesiones grupales no se atreve. Ya sea que realices reuniones grupales o individuales, lo importante es que establezcas una periodicidad, compartas las expectativas o puntos a tratar y que al finalizar se compartan los resultados o acuerdos que te permitan dar continuidad a su cumplimiento.

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¿Cómo hacer el seguimiento de tus representantes de ventas?

Si bien no hay una forma definida que le sirva a todo mundo, ya que dependerá de varios factores como por ejemplo el tamaño de tu equipo de ventas, sí podemos ayudarte con nuestras mejores sugerencias para que obtengas los mejores resultados al hacer un seguimiento de tu equipo de ventas en el CRM.

1. Dedica tiempo y establece la periodicidad. Dependiendo de la cantidad de personas que necesitas monitorear y de la cantidad de prospectos que reciban, agenda en tu calendario un tiempo mínimo de 30 minutos al día, o 1 hora cada segundo día.
   
   ⏰ Tú irás notando si te alcanza el tiempo o necesitas invertir más, incluso conforme te adaptes irás ajustando los días que más provecho obtienes.
   
   Por ejemplo, los prospectos pueden haberse acumulado el fin de semana, por lo que se espera que el lunes empezando el día los vendedores los atiendan los más rápido posible; entonces te recomiendo que el lunes al medio día o en la tarde revises qué tanto han avanzado con esos leads del fin de semana. Lo ideal es que en ese momento tengan cero leads pendientes de contactar, recuerda que no hay que dejar que se enfríen los leads, hay que atenderlos a la brevedad posible.
   
2. Define cómo les harás llegar tu retroalimentación. Cuando detectas que hay negocios atorados o prospectos abandonados, debes notificar de forma inmediata al propietario de este registro.
   
   Lo puedes hacer de varias maneras, desde enviarle un WhatsApp, un correo o llamarle; pero te sugiero que lo hagas dentro del mismo CRM ya que en el registro del contacto se concentra todas las actividades y es la mejor forma de tener todo centralizado.
   
   Así que lo que puedes hacer es dejarle notas o asignarle tareas para que lleve a cabo la acción que hace falta para dar una mejor atención a ese prospecto.
   
   Recuerda que lo importante no es hacerle ver al vendedor que no está haciendo algo o evidenciarlo delante de todos, si no es ayudarlo a identificar en dónde tiene que redoblar esfuerzos y apoyarlo a que sus prospectos avancen para convertirse en oportunidades de venta.
   
   
3. Revisa los paneles. Tener un panel que puedas consultar cada vez que necesites saber cómo va tu equipo te ayudará a optimizar el tiempo que necesitas dedicar a monitorearlos. En los paneles de venta debes tener informes que te permitan visualizar si los KPI´s se están logrando o no, así como informes para medir las actividades y esfuerzos que el equipo de ventas está realizando. 
   
   
   
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4. Lleva un control. Además de realizar retroalimentación cuando monitorees a tu equipo, te recomiendo que lleves un registro de los pendientes importantes de cada uno, para que puedas consultar más adelante el cumplimiento.
   
   No es necesario que registres todo, ya que eso te quitaría tiempo, así que registra sólo lo que consideres como prioridad. Puedes hacer una bitácora, registrar tareas en tu calendario para recordar dar seguimiento, usar una herramienta de gestión de tareas, etc. Lo que elijas asegúrate que te resulte cómodo y práctico para que se pueda convertir en un hábito y sea una aliado para ti.
   
   
5. Analiza los datos. Ya has hecho retroalimentación y revisado los paneles, así que es momento de hacer algo con toda esa información que vas identificando. Es bueno detectar tanto lo positivo así como lo negativo que ocurre con tu equipo. Lo positivo te debe servir para reconocerlos y de ser posible para tenerlo como ejemplo de lo que sí está funcionando.
   
   Lo negativo son las áreas de oportunidad sobre las que tienes que generar un plan de acción. No te asustes, no siempre se requieren grandes estrategias o buscar el hilo negro para darle la vuelta a este tipo de situaciones, ya que en ocasiones son cuestiones sencillas que solo necesitan pequeños ajustes, como por ejemplo hacer automatizaciones, definir plantillas de correos o construir secuencias para optimizar los tiempos de atención.
   
   Lo importante es que identifiques qué se necesita mejorar y puedes hacer team back con tu equipo para generar una lluvia de ideas de lo que podría funcionarles. 

Lo que debes hacer después de habilitar a tu equipo de ventas

Una vez que ya te sientas satisfecho realizando el seguimiento de tu equipo porque sabes que está resultando un apoyo para ellos, es hora de dar el siguiente paso. Es decir, ir un poco más allá realizando estas sugerencias que todo equipo de ventas debe tomar en cuenta:

• Festeja logros. Primero hablemos de lo bonito, de cuándo el equipo cierra las ventas. Aprovecha esos logros para motivarlos a seguir de esa manera, pregúntales qué hicieron diferente para tener ese buen resultado y que todos los del equipo sean partícipes, ya que el logro de uno puede ser un gran aliciente para que los demás tomen el ejemplo de seguir, y cuando te des cuenta, tendrás un equipo bien integrado y motivado por sus logros.
  
  
• Toma acuerdos cuando no se logren las metas. Pasando a un tema un poco complicado, pero natural en el mundo de las ventas ya que no siempre se logran los cierres cómo quisiéramos. Pero lo importante es lo que hacemos al respecto y la actitud que tengamos para enfrentar los retos.
  
  Pregunta al equipo qué piensa hacer para lograr la meta, pero también hazles propuestas y preséntales un plan de acción que incluyan fechas compromiso.
  
  
• Da continuidad a los acuerdos. No solo se trata de decir qué harán para mejorar los resultados, si no que hay que darle seguimiento a estos acuerdos. Define también responsabilidades así como las  medidas que se tomarán si ésto no se cumple.
  
  Tip: 👉 Apóyate una vez más de tu calendario, tareas o herramientas de gestión para que ni tu olvides que hay que revisar como va la ejecución de estos acuerdos. Es importante que tu equipo de ventas note que tú eres el más interesado en apoyarles, así que no olvides ningún punto de los acuerdos tomados ya que eres un gran pilar para que se cumplan.
  
  
• Haz los ajustes necesarios. Si lo consideras, realiza los ajustes necesarios para lograr los resultados necesarios. Pueden ser cambios de roles en tu equipo, es decir cambia a un cerrador por un abridor; modifica las plantillas de correos si los prospectos no están abriéndolos; cambia la asignación de contactos, etc. No tengas miedo a los cambios, si estos están fundamentados por los resultados evidentes en el CRM y por tu análisis de datos, el equipo lo entenderá.
  
  
• Comparte tu conocimiento. Haz que la información que tú tienes o tu experiencia le sirva a tu equipo de trabajo. Puedes usar una parte del tiempo de las reuniones para hacer un role playing y también puedes compartir artículos, videos o blogs por WhatsApp o correo. Lo importante es que lo que tu sepas o consideres que te haya servido, también puedas hacerlo llegar a los demás.
  
  
• Fomenta el uso de herramientas digitales. Actualmente hay muchas herramientas incluso gratuitas que ayudan a los asesores que están en ventas atendiendo a varias personas a la vez, pues optimizan el uso del tiempo.
  
  Una de estas herramientas es Vidyard que sirve para hacer videos desde la comunidad de tu computadora y te permite mostrar al mismo tiempo tu cámara y tu pantalla. Una gran opción es hacer un video en dónde te presentas y a la vez muestras alguna presentación de tu negocio.
  
  

Si quieres conocer más sobre VideoSelling 👨‍💻
te invitamos a consultar este artículo.

También existen herramientas para realizar presentaciones dinámicas e interesantes, como Genially que en su versión gratuita te incluye cientos de plantillas en las que puedes insertar videos, animaciones e imágenes para que obtengas algo totalmente diferente y novedoso que te hará diferenciarte de tu otras empresas.

Igual puedes apoyarte del uso de aplicaciones de gestión de tareas como Asana, Trello y Monday que te ayudan a organizar, dar seguimiento y administrar las tareas individuales y de equipo. 

👨‍💻 ¿Por qué los representantes de ventas deben utilizar vídeo para vender? 💡

Hay un sin fin de herramientas digitales de las que puedes beneficiarte, más que nada es encontrar alguna que se adapte a tu gusto y necesidades. Te recomiendo que pruebes alguna y que la compartas los beneficios con tu equipo, esto sería una buena forma de compartir tu conocimiento con ellos, de seguro lo agradecerán.

Espero que estos consejos e información te ayuden a definir una estrategia para que el seguimiento de tu equipo de ventas sea lo más práctico y provechoso. Elige lo que mejor se acople a tu negocio y mide lo que más te ayuda a lograr los objetivos.

¡Mucho éxito!